Text copied to clipboard!

Название

Text copied to clipboard!

Планировщик встреч

Описание

Text copied to clipboard!
Мы ищем организованного и внимательного к деталям Планировщика встреч, который будет отвечать за координацию, планирование и управление встречами внутри компании и с внешними партнерами. Эта роль требует отличных коммуникативных навыков, способности работать в условиях многозадачности и уверенного владения современными инструментами планирования. Планировщик встреч играет ключевую роль в обеспечении эффективного взаимодействия между отделами и своевременного проведения всех мероприятий. Основные обязанности включают в себя организацию календарей руководителей, бронирование переговорных комнат, отправку приглашений, подтверждение участия, а также подготовку необходимых материалов к встречам. Также важно уметь оперативно реагировать на изменения в расписании и находить альтернативные решения при возникновении конфликтов. Планировщик встреч должен обладать высоким уровнем ответственности, конфиденциальности и профессионализма, так как он будет взаимодействовать с руководителями высшего звена и внешними клиентами. Важно уметь работать с различными цифровыми платформами, такими как Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom и другими инструментами для видеоконференций и планирования. Идеальный кандидат имеет опыт работы в административной поддержке, умеет эффективно управлять временем и обладает отличными организационными навыками. Также приветствуется знание иностранных языков, особенно английского, для взаимодействия с международными партнерами. Если вы любите порядок, умеете быстро принимать решения и хотите внести вклад в эффективную работу команды, мы будем рады видеть вас в нашей компании в роли Планировщика встреч.

Обязанности

Text copied to clipboard!
  • Организация и координация встреч и совещаний
  • Управление календарями руководителей и сотрудников
  • Бронирование переговорных комнат и ресурсов
  • Отправка приглашений и подтверждение участия
  • Подготовка повесток дня и необходимых материалов
  • Обеспечение технической поддержки для онлайн-встреч
  • Реагирование на изменения в расписании и поиск альтернатив
  • Ведение отчетности по проведенным мероприятиям
  • Соблюдение конфиденциальности информации
  • Взаимодействие с внутренними и внешними участниками встреч

Требования

Text copied to clipboard!
  • Опыт работы в административной или аналогичной роли от 1 года
  • Отличные организационные и коммуникативные навыки
  • Уверенное владение Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom
  • Способность работать в условиях многозадачности
  • Высокий уровень ответственности и внимательности к деталям
  • Знание делового этикета и навыки взаимодействия с руководством
  • Грамотная устная и письменная речь
  • Желательно знание английского языка
  • Умение работать в команде и самостоятельно
  • Гибкость и готовность к оперативному решению задач

Возможные вопросы на интервью

Text copied to clipboard!
  • Какой у вас опыт в организации встреч и мероприятий?
  • Какие инструменты планирования вы используете в работе?
  • Как вы справляетесь с изменениями в расписании?
  • Бывали ли у вас случаи конфликтов по времени? Как вы их решали?
  • Как вы обеспечиваете конфиденциальность информации?
  • Как вы взаимодействуете с руководителями и внешними клиентами?
  • Какие качества помогают вам быть эффективным Планировщиком встреч?
  • Есть ли у вас опыт работы с международными партнерами?
  • Как вы расставляете приоритеты при высокой загрузке?
  • Какие цифровые платформы вы считаете наиболее удобными для планирования?