Text copied to clipboard!
Название
Text copied to clipboard!Планировщик встреч
Описание
Text copied to clipboard!
Мы ищем организованного и внимательного к деталям Планировщика встреч, который будет отвечать за координацию, планирование и управление встречами внутри компании и с внешними партнерами. Эта роль требует отличных коммуникативных навыков, способности работать в условиях многозадачности и уверенного владения современными инструментами планирования. Планировщик встреч играет ключевую роль в обеспечении эффективного взаимодействия между отделами и своевременного проведения всех мероприятий.
Основные обязанности включают в себя организацию календарей руководителей, бронирование переговорных комнат, отправку приглашений, подтверждение участия, а также подготовку необходимых материалов к встречам. Также важно уметь оперативно реагировать на изменения в расписании и находить альтернативные решения при возникновении конфликтов.
Планировщик встреч должен обладать высоким уровнем ответственности, конфиденциальности и профессионализма, так как он будет взаимодействовать с руководителями высшего звена и внешними клиентами. Важно уметь работать с различными цифровыми платформами, такими как Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom и другими инструментами для видеоконференций и планирования.
Идеальный кандидат имеет опыт работы в административной поддержке, умеет эффективно управлять временем и обладает отличными организационными навыками. Также приветствуется знание иностранных языков, особенно английского, для взаимодействия с международными партнерами.
Если вы любите порядок, умеете быстро принимать решения и хотите внести вклад в эффективную работу команды, мы будем рады видеть вас в нашей компании в роли Планировщика встреч.
Обязанности
Text copied to clipboard!- Организация и координация встреч и совещаний
- Управление календарями руководителей и сотрудников
- Бронирование переговорных комнат и ресурсов
- Отправка приглашений и подтверждение участия
- Подготовка повесток дня и необходимых материалов
- Обеспечение технической поддержки для онлайн-встреч
- Реагирование на изменения в расписании и поиск альтернатив
- Ведение отчетности по проведенным мероприятиям
- Соблюдение конфиденциальности информации
- Взаимодействие с внутренними и внешними участниками встреч
Требования
Text copied to clipboard!- Опыт работы в административной или аналогичной роли от 1 года
- Отличные организационные и коммуникативные навыки
- Уверенное владение Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom
- Способность работать в условиях многозадачности
- Высокий уровень ответственности и внимательности к деталям
- Знание делового этикета и навыки взаимодействия с руководством
- Грамотная устная и письменная речь
- Желательно знание английского языка
- Умение работать в команде и самостоятельно
- Гибкость и готовность к оперативному решению задач
Возможные вопросы на интервью
Text copied to clipboard!- Какой у вас опыт в организации встреч и мероприятий?
- Какие инструменты планирования вы используете в работе?
- Как вы справляетесь с изменениями в расписании?
- Бывали ли у вас случаи конфликтов по времени? Как вы их решали?
- Как вы обеспечиваете конфиденциальность информации?
- Как вы взаимодействуете с руководителями и внешними клиентами?
- Какие качества помогают вам быть эффективным Планировщиком встреч?
- Есть ли у вас опыт работы с международными партнерами?
- Как вы расставляете приоритеты при высокой загрузке?
- Какие цифровые платформы вы считаете наиболее удобными для планирования?